Hoe verloopt een meeting in het Italiaans?

Stel je voor: 09.00 uur ‘s ochtends, videocall met Milaan. Je opent met een glimlach, hoort op de achtergrond het zachte gezoem van een espressomachine en iemand zegt: “Buongiorno, Dottoressa Bianchi.” Het is hetzelfde spel overal ter wereld.

Toch zijn agendapunten, uitdrukkingen en het tempo nét even anders dan in Nederland. In deze blog lichten we de verschillen toe en leggen we uit hoe een meeting in het Italiaans verloopt. 

Warm begin, formele aanzet

Beleefdheid is altijd een waardevolle troef, maar in Italië wordt deze nóg meer gewaardeerd. Waar we het in Nederland misschien ook wel kort en krachtig willen houden, verwacht men in Italië wat meer tijd voor de ‘smalltalk’. Een duidelijke begroeting en een seconde aandacht voor de relatie vóór je de inhoud induikt doet wonderen. Voorbeelden:

• “Buongiorno, Dottoressa/Dottore Bianchi, piacere.” (Goedemorgen, aangenaam.)
• “Come sta?” (Hoe gaat het met u?)
• “Preferisce darci del Lei?” (Spreken we elkaar met ‘u’ aan?)

Krijg je later: “Diamoci del tu!” (laten we je/jij zeggen), dan mag het losser.

Op naar de agenda! 

Dan, als de smalltalk erop zit, is het goed om concreet te worden. Wat is het doel van de meeting? Wat is de gewenste uitkomst? En hoeveel tijd is er voor de meeting gepland? Hou dat vooral simpel en duidelijk. Formuleer het in één of twee zinnen en check of iedereen het ermee eens is.Dit zijn zinnen die je kunt gebruiken: 

De sfeer tijdens de Italiaanse meeting

Italiaanse meetings kunnen levendig zijn. De bekende handgebaren zul je wat vaker tegenkomen. Zeker wanneer de meeting enthousiasme opwekt of juist wat verhit wordt. Het laat zien dat de persoon tegenover je betrokken is bij de meeting. Schrik dus niet van een hoog volume of gebaren. Het duidt meestal op passie, niet op conflicten. Blijf zelf rustig, maak oogcontact en blijf jezelf.

Netjes afronden in het Italiaans

Als alles besproken is, gaan jullie richting het slot van de meeting. Daar is het goed om dingen glad te strijken. Kort samen vatten is aan te raden. benoem in één adem de besluiten, wie wat doet en tegen wanneer. Check ook of er nog vragen zijn en bevestig de afspraken die zijn gemaakt. Sluit vervolgens vriendelijk af en dank de deelnemers voor hun tijd en input. 

Tips tijdens de meeting

Beleefd zijn én blijven helpt altijd. Maar duidelijkheid, tempo en afspraken maken het verschil. Houd de toon warm, kies in het begin voor Lei (formeel) tenzij anders voorgesteld en vat geregeld kort samen. Met deze tips wordt de volgende meeting een succes: 

• Respecteer de tijd en benadruk het in de meeting
• Vraag geregeld om begrip 
• Geef anderen het woord en stel vragen
• Parkeer zijsporen om er later op terug te komen
• Maak afspraken expliciet 
• Bevestig deadlines zodat ze vaststaan 

Veelgemaakte missers (en hoe je ze voorkomt)

Er zijn ook genoeg dingen die je beter niet kunt doen. Denk bijvoorbeeld aan: 

• Te snel je of jij zeggen
• Zonder doel of tijd starten
• Vage besluiten noemen
• Hard onderbreken
• Niet checken of iedereen het begreep
• Geen samenvatting of actiepunten

Oefenen in het Italiaans? Overweeg een taalcursus

Tijdens mijn taalcursus leer ik je wat nodig is om snel en zelfverzekerd Italiaans te spreken. Situaties zoals bovenstaand beschreven kunnen we natuurlijk ook nabootsen! Zo word je volgende meeting een succesvolle.  

Zin om te starten? Ik heet je graag welkom. Oefen alvast met gratis oefeningen en meld je aan voor de taalcursussen. Dan gaan we snel aan de slag!